Po co?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralny system informatyczny zarządzany przez Ministerstwo Finansów, który centralizuje i cyfryzuje przesyłanie faktur między przedsiębiorcami oraz między przedsiębiorcami i organami administracji publicznej w Polsce. Wprowadzenie KSeF oznacza eliminację papierowych faktur oraz ujednolicenie formatu i procesu fakturowania. To znaczący krok w cyfryzacji obiegu dokumentów, a zarazem kolejny przejaw tzw. uszczelniania systemu podatkowego w Polsce.
Implementacja KSeF rodzi wiele wyzwań dla przedsiębiorstw. Firmy muszą liczyć się z szeregiem praktycznych problemów na poszczególnych etapach procesu wdrożenia KSeF, począwszy od konieczności zainwestowania w nowe systemy informatyczne lub modyfikację istniejących, aż po modyfikację wewnętrznych procesów, w szczególności dotyczących obiegu dokumentów, sprzedaży czy zakupów. Wdrożenie KSeF wymaga dodatkowej wiedzy i nowych umiejętności od personelu firmy, aby uniknąć ewentualnych błędów czy opóźnień na etapie wdrożenia i późniejszej pracy z systemem.
Warto pamiętać, że nieprawidłowe wdrożenie KSeF może prowadzić do niezgodności procedur wewnętrznych z nowymi przepisami, co z jednej strony może generować kary finansowe i negatywne konsekwencje podatkowe, z drugiej zaś prowadzić do kolejnych nakładów administracyjnych i narzędziowych wynikających z potrzeby usunięcia błędów i nadrobienia zaległości.
Jeżeli jeszcze nie rozpoczęto przygotowań do wdrożenia KSeF, warto to zrobić jak najszybciej z uwagi na złożoność procesu oraz trudności natury praktycznej, które mogą się z tym wiązać. Jeżeli proces jest w toku, zalecamy weryfikację aktualnego statusu wdrożenia. Z kolei także po implementacji KSeF warto przeprowadzić audyt powdrożeniowy potwierdzający czy przyjęte rozwiązanie dla e-Faktur spełnia wymogi KSeF.
Dla kogo?
Stosowanie KSeF będzie obowiązkowe:
- od 1 lutego 2026 roku dla podmiotów dużych (które w poprzednim roku przekroczyli 200 mln PLN obrotów);
- od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich pozostałych podmiotów.
Tym samym, wszystkie podmioty mające siedzibę w Polsce oraz podmioty zagraniczne posiadające w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności (ang. fixed establishment) będą zobowiązane do wystawiania e-Faktur ustrukturyzowanych zgodnie z KSeF oraz do pobierania faktur zakupowych z tego systemu.
Jak?
Oferujemy kompleksowe wsparcie merytoryczne na każdym etapie implementacji w tym m.in.:
- przedstawienie głównych wymogów co do obiegu faktur w KSeF oraz szczegółowego zakresu danych wymaganych w ramach struktury e-Faktur ze wskazaniem ich obligatoryjności lub opcjonalności;
- wsparcie merytoryczne we wdrażaniu KSeF poprzez konsultacje i rekomendacje w zakresie dostosowania technicznych narzędzi związanych z obsługą KSeF do wymogów formalnych oraz ich zgodności z regulacjami prawnymi;
- audyt gotowości na wdrożenie KSeF, w ramach którego weryfikujemy i mapujemy dotychczasowe procesy związane z wystawianiem i odbieraniem faktur;
- wsparcie powdrożeniowe – sprawdzenie czy zastosowane rozwiązanie dla e-Faktur zostało zaimplementowane prawidłowo i spełnia wymogi KSeF;
- przygotowanie lub adaptacja procedur wewnętrznych regulujących:
- obieg e-Faktur i równoległe funkcjonowanie tradycyjnych faktur;
- zasady postępowania na wypadek awarii;
- zasady obiegu i archiwizacji dokumentacji;
- odpowiedzialność za wystawianie i wysyłkę e-Faktur;
- wpływ e-Faktur na rozliczenia VAT;
- dostosowanie klauzul umownych, a także doradztwo w zakresie wpływu wdrożenia e-Faktur na istniejące stosunki kontraktowe, w tym ustalenia dotyczące terminów płatności, sposobu doręczeń, korygowania faktur i udzielania rabatów objętych e-Fakturami;
- hotline KSeF – wsparcie merytoryczne w zakresie wszelkich interesujących Państwa zagadnień związanych z KSeF.
Proponujemy również wsparcie przy tworzeniu rozwiązań technologicznych, dostosowanych do specyfiki organizacji, pozwalających na połączenie systemów księgowych z KSeF lub usługowe prowadzenie procesu wysyłki i pobierania faktur.
