KSeF to centralny system informatyczny, zarządzany przez Ministerstwo Finansów, który został wprowadzony w celu elektronicznego przesyłania faktur między przedsiębiorcami, w tym organami administracji publicznej w Polsce. Wprowadzenie KSeF oznacza co do zasady eliminację papierowych faktur w obrocie pomiędzy przedsiębiorcami oraz ujednolicenie formatu faktur. Jest to kolejny element inicjatywy cyfryzacji księgowości i rozliczeń podatkowych w Polsce.
Stosowanie KSeF ma być obowiązkowe:
- od 1 lutego 2026 roku dla podmiotów dużych (którzy w poprzednim roku przekroczyli 200 mln złotych obrotów),
- od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich pozostałych podmiotów.
Tym samym, wszystkie podmioty mające siedzibę w Polsce oraz podmioty zagraniczne posiadające w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności (ang. fixed establishment) będą zobowiązane do wystawiania e-Faktur ustrukturyzowanych za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz do pobierania faktur zakupowych z tego systemu.
Implementacja KSeF generuje szereg wyzwań dla przedsiębiorstw. Firmy muszą liczyć się z szeregiem praktycznych problemów na poszczególnych etapach procesu wdrożenia KSeF, począwszy od konieczności inwestycji w nowe systemy informatyczne lub modyfikację istniejących, aby spełniały wymogi KSeF, aż po konieczność zmian wewnętrznych procesów, w szczególności dotyczących obiegu dokumentów.
Wdrożenie KSeF będzie wymagać dodatkowej wiedzy i umiejętności od personelu firmy, jak również konieczności śledzenia zmian w przepisach, aby uniknąć ewentualnych błędów czy niezgodności na etapie wdrożenia i późniejszej pracy z systemem.
Warto pamiętać, że nieprawidłowe wdrożenie KSeF może prowadzić do niedopasowania procedur wewnątrz firmy do nowych wymagań prawnych, co z kolei może generować potencjalne kary lub konsekwencje podatkowe.
Jeżeli nie rozpoczęli Państwo jeszcze przygotowań do wdrożenia KSeF, warto to zrobić jak najszybciej z uwagi na kompleksowość tego procesu oraz potencjalne trudności natury praktycznej, które mogą się z tym wiązać. Jeżeli rozpoczęli już Państwo ten proces, zalecamy weryfikację aktualnego statusu wdrożenia systemu. Jeśli natomiast proces wdrożenia KSeF został już zakończony – warto przeprowadzić audyt powdrożeniowy, aby zweryfikować, czy zastosowane rozwiązanie dla e-Faktur zostało zaimplementowane prawidłowo i spełnia wymogi KSeF.
Nasi eksperci oferują Państwu kompleksowe wsparcie merytoryczne na każdym etapie implementacji, aby na czas i w pełni przygotować Państwa firmę do nowych obowiązków, w tym m.in.
- Przedstawienie głównych wymogów co do obiegu faktur w KSeF oraz szczegółowego zakresu danych wymaganych w ramach struktury e-Faktury ze wskazaniem ich obligatoryjności lub opcjonalności.
- Wsparcie merytoryczne we wdrażaniu KSeF poprzez konsultacje i rekomendacje naszych ekspertów w zakresie dostosowania technicznych kwestii związanych z obsługą KSeF do wymogów formalnych oraz ich zgodności z regulacjami prawnymi.
- Audyt gotowości na wdrożenie KSeF, w ramach którego zweryfikujemy i zmapujemy obecnie funkcjonujące procesy związane z wystawianiem i odbieraniem faktur.
- Wparcie powdrożeniowe – sprawdzenie czy zastosowane rozwiązanie dla e-Faktur zostało zaimplementowane prawidłowo i spełnia wymogi KSeF.
- Przygotowanie lub dostosowanie procedur wewnętrznych w Spółce regulujących: obieg e-Faktur, równoległe funkcjonowanie tradycyjnych faktur, zasady postępowania na wypadek awarii, zasady obiegu i archiwizacji dokumentacji, odpowiedzialności za wystawianie i wysyłkę e-Faktur, a także wpływu e-Faktur na rozliczenia VAT.
- Dostosowanie klauzul umownych, a także doradztwo w zakresie wpływu wdrożenia e-Faktur na istniejące stosunki kontraktowe, w tym ustalenia dotyczące terminów płatności, sposobu doręczeń, korygowania faktur i udzielania rabatów objętych e-Fakturami.
- Bieżące doradztwo w zakresie KSeF (tzw. hotline KSeF) – wsparcie merytoryczne przez naszych ekspertów w zakresie wszelkich interesujących Państwa zagadnień dot. KSeF.
Jako TPA Polska proponujemy Państwu również wsparcie przy tworzeniu rozwiązań technologicznych, dostosowanych do Państwa potrzeb, pozwalających na połączenie Państwa systemów księgowych z KSeF lub usługowe prowadzenie procesu wysyłki i pobierania faktur.
