Management der Steuerfunktion

Die termingerechte und rechtmäßige Erfüllung der steuerlichen Verpflichtungen von Unternehmen (Tax Compliance) ist eine der wichtigsten Funktionen in jedem Unternehmen, auch wenn sie nur einen Bereich der verwaltungsmäßigen Unterstützung (Back Office) der betrieblichen Kernaktivitäten darstellt.

Ein effizientes und effektives Management der Steuerfunktion ermöglicht es, die Tax Compliance auf eine sichere Art und Weise umzusetzen, die die Kontinuität des Prozesses gewährleistet, während es gleichzeitig möglich ist, nicht-routinemäßige Fragen zu behandeln, die steuerliche Herausforderungen oder Risiken mit sich bringen, wie z.B. neue Investitionen, Übernahmen oder Umstrukturierungen, neue Arten von Verträgen oder Geschäften. 

Das Steuerrisiko steigt mit dem globalen Trend, die bestehenden Standards zu verschärfen, um eine Aushöhlung des Steuersystems und Steuerhinterziehung zu verhindern. Dies spiegelt sich in neuen Gesetzen und Vorschriften wider, die von der OECD/G20 wie auch der EU eingeführt wurden. Allein in den letzten Jahren hat dies zu einer Reihe neuer und mit hohen Sanktionen belegter administrativer Verpflichtungen für polnische Unternehmen geführt, die den Umfang der notwendigen Tax Compliance ständig erweitern, wie z. B. Meldung der Steuergestaltungen (MDR), Berichterstattung mit der einheitlichen Prüfdatei- JPK, Berichterstattung über die Umsetzung der Steuerstrategie, die weiße Liste oder die Prüfung des tatsächlichen wirtschaftlichen Berechtigten. 

Die effizient gemanagte Steuerfunktion dient in erster Linie dazu, die routinemäßigen Tätigkeiten aus dem Bereich Tax Compliance zu strukturieren und prozessorientiert zu organisieren, d.h. ein kontinuierliches Feedback in den verschiedenen Phasen der Ausführung durch die Bereitstellung des aktualisierten Wissens, Schulungen, Überwachung und Qualitätskontrolle zu gewährleisten. Eine effiziente Steuerfunktion bedeutet auch, dass bei nicht routinemäßigen Angelegenheiten oder bei solchen, die beispielsweise die Aufdeckung und Minderung von Steuerrisiken erfordern, externe Experten in angemessener Weise einbezogen werden. Im Ergebnis bietet eine effektive Steuerfunktion der Geschäftsführung die Möglichkeit, die so genannte Sorgfaltspflicht auszuüben, die es im Falle von Streitigkeiten mit den Steuerbehörden und der Identifizierung möglicher Steuerrückstände oft ermöglicht, schwerwiegende steuerliche und strafrechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

In großen Organisationen wird die Steuerfunktion in Form eines so genannten Tax Compliance Management Systems organisiert, dessen Aufgabe darin besteht, die mit der Steuerfunktion zusammenhängenden Bereiche (einschließlich derjenigen, die über das Finanz- und Rechnungswesen hinausgehen, wenn sie mit der Steuerabrechnung zusammenhängen) vollständig abzudecken, wobei straffe Verfahren in einem zentralen IT-Tool zu deren Verwaltung zusammengefasst werden. Tax CMS ist eine Lösung, die weltweit immer häufiger verwendet wird. Es ist erwähnenswert, dass deren Implementierung großen Unternehmen den Zugang zu besonderen Begünstigungen ermöglicht, z. B. im Rahmen des so genannten Kooperationsprogramms, da sie eine der Bedingungen für die Teilnahme an diesem Programm erfüllen, nämlich die Schaffung eines internen Steueraufsichtsrahmens.