Wozu?
Das Nationale System für elektronische Rechnungen KSeF (Krajowy System e-Faktur) ist ein zentrales vom Finanzministerium verwaltetes Informatiksystem, das den Versand der Rechnungen unter den Unternehmen sowie den Unternehmen und den öffentlichen Behörden in Polen zentralisiert und digitalisiert. Die Einführung von KSeF bedeutet die Abschaffung von Rechnungen in Papierform sowie die Strukturierung des Formats und Rechnungsstellungssystems. Dies ist ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung des Dokumentenflusses und zugleich ein weiterer Ansatz für die sog. Versiegelung des Steuersystems in Polen.
Die Umsetzung von KSeF bringt viele Herausforderungen für Unternehmer mit. Unternehmen müssen in den verschiedenen Phasen der KSeF-Einführung mit einer Reihe praktischer Probleme rechnen. Diese reichen von der Notwendigkeit, in neue IT-Systeme zu investieren oder bestehende Systeme zu modifizieren, bis hin zur Änderung interner Prozesse, insbesondere in Bezug auf den Dokumentenfluss, den Verkauf oder den Einkauf. Die Implementierung des KSeF – Systems bedarf zusätzlichen Wissens und der Fertigkeiten von den Mitarbeitern des Unternehmens, um etwaige Fehler bzw. Verzögerungen in der Implementierungsphase und in den späteren Arbeit mit dem System zu vermeiden.
Man sollte bedenken, dass eine fehlerhafte Umsetzung des KSeF dazu führen kann, dass interne Verfahren nicht mit den neuen Vorschriften übereinstimmen, was einerseits finanzielle Strafen und negative steuerliche Folgen nach sich ziehen kann und andererseits zu weiteren Verwaltungs-und Gerätekosten führt, die sich aus der Notwendigkeit ergeben, Fehler zu beheben und Nacharbeiten zu leisten.
Wenn die Vorbereitungen für die Umsetzung des KSeF noch nicht begonnen haben, ist es sinnvoll, dies so bald wie möglich zu tun, da der Prozess sehr komplex ist und häufig mit praktischen Schwierigkeiten verbunden ist. Wenn der Prozess schon läuft, empfehlen wir die Prüfung des aktuellen Implementierungsstandes. Wenn der KSeF-Implementierungsprozess jedoch bereits abgeschlossen ist, wäre es ratsam, eine Prüfung nach der Implementierung durchzuführen, um zu bestätigen, dass die gewählte Lösung für elektronische Rechnungen die KSeF-Anforderungen erfüllt.
Für wen?
Die KSeF ist verpflichtend:
- ab 1. Februar 2026 für Großunternehmen (die im Vorjahr den Umsatz von 200 Mio. PLN überschritten haben),
- ab 01. April 2026 für alle anderen Unternehmen.
Somit werden alle in Polen ansässigen Unternehmen und ausländische Unternehmen mit einer festen Betriebsstätte (en. fixed establishment) in Polen verpflichtet sein, strukturierte elektronische Rechnungen gemäß dem KSeF-System auszustellen und Einkaufsrechnungen aus diesem System herunterzuladen.
Wie?
Wir bieten umfassende Unterstützung in jeder Phase der Umsetzung, damit das Unternehmen rechtzeitig und vollständig auf seine neuen Pflichten vorbereitet ist:
- Darstellung der wichtigsten Anforderungen für den Umlauf von Rechnungen im KSeF und des detaillierten Umfangs der erforderlichen strukturierten Daten für die e-Rechnung mit der Angabe, ob sie obligatorisch oder fakultativ sind;
- Sachliche Unterstützung bei der Umsetzung des KSeF durch Beratungen und Empfehlungen zur Anpassung der technischen Arbeitsmittel für den Betrieb des KSeF-Systems an die formellen Anforderungen und deren Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorgaben;
- Bereitschaftsaudit für die Implementierung des KSeF-Systems, im Rahmen dessen wir derzeitige Prozesse in Bezug auf die Rechnungsstellung überprüfen und abbilden;
- Nachträgliche Unterstützung – Prüfung, ob die eingesetzte Lösung für e-Rechnungen richtig implementiert wurde und die Anforderungen des KSeF-Systems erfüllt.
- Vorbereitung oder Anpassung der internen Regelverfahren:
- den Umlauf von elektronischen Rechnungen und die parallele Bearbeitung von herkömmlichen Rechnungen,
- Vorgehensweise im Fall eines Systemfehlers,
- Umlauf und Archivierung der Dokumentation,
- Verantwortung für die Ausstellung und Versand der Rechnungen,
- Einfluss der e-Rechnungen auf die Mehrwertsteuerabrechnungen;
- Anpassung von Vertragsklauseln sowie Beratung zu den Auswirkungen der Einführung elektronischer Rechnungen auf bestehende Vertragsverhältnisse, einschließlich der Regelungen zu Zahlungsbedingungen, Liefermodalitäten, Rechnungskorrekturen und der Gewährung von Rabatten bei elektronischen Rechnungen;
- Laufende KSeF-Beratung (sog. KSeF-Hotline) – sachliche Unterstützung durch unsere Experten zu allen Fragen bezüglich KSeF;
Wir bieten auch Unterstützung bei der Erstellung von technischen Lösungen, die auf die spezifischen Merkmale der jeweiligen Organisation zugeschnitten sind und die Verknüpfung von Buchhaltungssystemen mit KSeF oder die Bereitstellung eines Dienstes für den Versand und Empfang von Rechnungen ermöglichen.
